Avvio e configurazione

Questo documento accompagna l'amministratore di un'azienda dal primo accesso al primo giorno di lavoro. I nomi tra «» sono quelli dei pulsanti e dei campi; le procedure complete sono nel manuale d'uso. In ogni pagina il pulsante «Aiuto su questa pagina» mostra cosa manca e come sistemarlo, e i numeri accanto alle voci del menu si azzerano man mano che la configurazione è completa.

Fase 1. Primo accesso (10 minuti)

1. Aprite il link di invito ricevuto (vale 7 giorni e una sola volta), scegliete la «Nuova password» (almeno 12 caratteri) e premete «Imposta la password».
2. Accedete con codice azienda, email e password.
3. Attivate la verifica in due passaggi: installate sul telefono un'app di autenticazione, premete «Mostra il codice QR», inquadratelo e scrivete il codice di 6 cifre.
4. Se preferite l'inglese, premete English in fondo al menu laterale.

Fase 2. Dati dell'azienda (30 minuti)

Impostazioni › Dati per i documenti: ragione sociale, partita IVA (o codice fiscale) e indirizzo con la città sono necessari per emettere fatture; poi CAP, provincia, email, PEC, telefono, IBAN e banca (stampati nelle fatture da pagare con bonifico), giorni per il pagamento proposti nelle nuove fatture, note a piè di fattura (capitale sociale, REA, regime fiscale) e lingua dei documenti. L'anteprima a destra mostra l'intestazione.

Impostazioni › Azienda:

L'orario lavorativo usato per i tempi di servizio e per le ferie è dal lunedì al venerdì, 9-13 e 14-18, ora italiana (vedi Particolarità e limiti).

Fase 3. Persone e ruoli (30 minuti)

1. Impostazioni › Ruoli: controllate i sette ruoli predefiniti e, se serve, createne di vostri (vedi Ruoli e permessi).
2. Impostazioni › Utenti › Invita un utente: nome, email, almeno un ruolo e lingua; premete «Invita l'utente», poi «Copia il link» e mandatelo alla persona con un canale sicuro.
3. Solo chi ha un ruolo che lavora i ticket compare tra gli operatori a cui assegnarli. Nella pagina di ciascun operatore, riquadro Competenze, selezionate le categorie di ticket di cui si occupa e premete «Salva le competenze»: lo smistamento con l'AI le usa per proporre a chi assegnare i ticket.
4. Consigliato: almeno due amministratori, così uno può sbloccare o azzerare l'accesso dell'altro.

Fase 4. Posta dell'assistenza (30-60 minuti)

Impostazioni › Code e posta: l'azienda nasce con la coda Assistenza (ticket numerati TCK-1, TCK-2...). Si possono aggiungere altre code con il loro prefisso (da 1 a 5 lettere) e scegliere per ognuna la conferma di ricezione al cliente.

Per ogni coda collegate una casella dedicata (per esempio assistenza@vostraazienda.it):

Selezionate «Casella attiva», premete «Salva la casella» e «Prova la connessione».

Fornitori di posta:

• Gmail e Google Workspace: funzionano con una password per le app (richiede la verifica in due passaggi sull'account Google; in Workspace l'amministratore può averle disattivate).
• Microsoft 365: la lettura IMAP con la sola password non è accettata da Microsoft e l'accesso OAuth non è ancora supportato: inoltrate la posta della coda a una casella di un altro fornitore e collegate quella; l'invio funziona solo se il tenant permette SMTP AUTH.
• Caselle di hosting italiani e altri fornitori con IMAP/SMTP a password: funzionano direttamente.
• In alternativa alla casella IMAP, un gateway di inoltro può consegnare le email all'applicazione (vedi Integrazioni).

Perché le email diventino ticket da sole, il mittente deve essere un contatto del cliente o il suo dominio deve essere tra i «Domini email» del cliente (vedi Fase 6).

Fase 5. Notifiche, fatture elettroniche e AI (20 minuti)

1. Impostazioni › Notifiche: scegliete in «Casella che invia» la coda da cui partono fatture, conferme d'ordine, ricevute, ordini ai fornitori e avvisi; gli avvisi «Scorta minima» e «Assenze» sono attivi di partenza: togliete la spunta se non li volete; premete «Invia un'email di prova».
2. Impostazioni › Fatture in Cloud (se lo usate): create in Fatture in Cloud un'applicazione con token manuale, collegatela con i permessi di lettura e scrittura sulle fatture e di lettura sulle impostazioni, incollate il token in «Token di accesso» e premete «Collega Fatture in Cloud». Poi scegliete l'azienda, l'eventuale sezionale (per esempio /PSA se in Fatture in Cloud emettete anche altre fatture), la natura dell'esenzione per le righe con IVA 0%, il codice per il pagamento "Altro" e se creare le fatture appena emesse.
3. Impostazioni › Intelligenza artificiale (se l'AI è attiva sul server): agente principale, eventuali agenti per funzione, budget mensile e, se volete, «Ferma l'AI quando il budget del mese è finito».

Fase 6. Dati di partenza

Oggi l'importazione da file riguarda i clienti (con un referente ciascuno); gli altri dati si inseriscono dalle pagine. Per migrazioni più ampie da un altro sistema (ticket storici, contratti, monti ore) serve un'importazione dedicata, da concordare.

Fatture: la numerazione è progressiva per anno, senza buchi e in ordine di data, e parte da 1 con la prima fattura dell'anno emessa in Orafila (dall'interfaccia non si sceglie un numero di partenza). Se quest'anno avete già emesso fatture con un altro programma, decidete prima della prima emissione come proseguire: per esempio un sezionale dedicato in Fatture in Cloud (/PSA) oppure l'uso di Orafila per la fatturazione dal 1° gennaio successivo.

Fase 7. Prova generale

• Mandate un'email alla casella della coda da un indirizzo di un contatto: diventa un ticket entro un paio di minuti, e il cliente riceve la conferma di ricezione (se attiva).
• Rispondete dal ticket: la risposta arriva al cliente e la sua risposta torna nello stesso ticket.
• Registrate del tempo su un ticket di un cliente con monte ore: il monte ore scala.
• Create una bozza di fattura, emettetela, scaricate il PDF, inviatela per email, registrate un incasso.
• Se usate Fatture in Cloud: create la fattura elettronica e controllate in Fatture in Cloud numero e totali prima di inviarla allo SDI.
• Aprite la pagina Assistente: il Controllo dello stato non deve riportare problemi.
• Ogni persona accede, attiva la verifica in due passaggi e vede le sezioni del suo ruolo.

Fase 8. Formazione

• Ogni pagina ha «Aiuto su questa pagina»: a cosa serve, cosa sistemare e come si fa, passo per passo.
• Il manuale d'uso raccoglie le stesse guide in un unico documento (anche in inglese).
• Per allenarsi senza toccare i dati veri, l'operatore può aggiungere i dati di esempio all'azienda e toglierli dopo (vedi Installazione).