Intelligenza artificiale

L'intelligenza artificiale in Orafila fa il lavoro ripetitivo (smistare, scrivere una prima bozza, riassumere, spiegare) e lascia le decisioni alle persone. È facoltativa: senza AI l'applicazione funziona per intero.

Cosa fa

Sono già pronte nel motore dell'applicazione, ma non ancora disponibili nelle pagine, il rapportino dagli appunti (le voci di tempo proposte da appunti scritti o dettati) e l'offerta dai requisiti (righe dal listino con quantità, sintesi e domande per il cliente).

I principi

1. L'AI propone, le persone decidono. Nessuna email scritta dall'AI parte e nessun ticket cambia senza il clic di una persona; l'unica cosa che l'AI salva da sola è la proposta di smistamento sul ticket, che resta un suggerimento finché un operatore non la applica.
2. I numeri non li calcola l'AI. Tempi di servizio, saldi, totali, IVA, stati possibili, salute del cliente e riconoscimento del mittente sono calcolati da regole deterministiche e arrivano all'AI già pronti.
3. Scelte vincolate. Categorie, prodotti, operatori, moduli e pagine sono passati all'AI come elenchi chiusi; ogni risposta viene ricontrollata e un valore fuori elenco viene scartato. L'assistente può proporre solo link a pagine note dell'applicazione.
4. I testi dei clienti sono dati, non istruzioni. Email, domande e risultati delle consultazioni sono separati dalle istruzioni, che dicono esplicitamente di non seguire ordini contenuti in quei testi (protezione dalla prompt injection). In ogni caso l'assistente legge solo ciò che il ruolo della persona può già vedere.
5. Funziona anche senza AI. Guide e controllo dello stato sono deterministici; senza AI le domande cercano nelle guide, lo smistamento ricade sulle scelte manuali e ogni funzione ha la sua alternativa.

Agenti e fornitori

Ogni azienda sceglie quale agente AI risponde in Impostazioni › Intelligenza artificiale: un agente principale e, se vuole, un agente diverso per funzione (assistente, smistamento dei ticket, bozze di risposta, briefing dei clienti). Per esempio un agente economico per lo smistamento, che fa molte richieste semplici, e il più capace per l'assistente.

• Un fornitore è disponibile quando sul server c'è la sua chiave API (ANTHROPIC_API_KEY, OPENAI_API_KEY, GEMINI_API_KEY). Ne basta una. Le chiavi stanno solo nella configurazione del server: non passano mai dalle pagine né dal database.
• Se l'azienda non sceglie, risponde l'agente predefinito del server (Claude Opus 5.5, se non configurato diversamente).
• Istruzioni, strumenti e controlli sono gli stessi per tutti gli agenti: cambia la qualità e il costo, non il comportamento.
• La pagina mostra accanto a ogni agente il prezzo di listino per milione di token.

Costi, budget e crediti

• Ogni richiesta è misurata: funzione, fornitore, modello, token in ingresso e in uscita, esito e costo stimato dai prezzi di listino, in dollari come fatturano i fornitori.
• Il pannello Crediti AI mostra la spesa del mese, il budget, quanto resta, la proiezione a fine mese, la spesa per agente e per funzione e gli ultimi sei mesi. Gli amministratori vedono la spesa del mese anche sul cruscotto.
• Budget mensile facoltativo: all'80% il controllo dello stato avvisa. Con «Ferma l'AI quando il budget del mese è finito» le funzioni AI tornano manuali fino al primo del mese successivo (l'assistente risponde con le guide); senza, l'AI continua e il controllo avvisa. Il controllo avviene prima di ogni richiesta, quindi una singola risposta lunga può superare di poco il budget.
• Credito con ogni fornitore: per chi paga i fornitori in anticipo, si scrive il saldo visto nella console del fornitore e la data; Orafila toglie la spesa stimata da quel giorno. È una stima: non vede l'uso della stessa chiave fuori da Orafila, né sconti o tasse del fornitore.
• Come contenere i costi: le istruzioni comuni a tutte le richieste sono scritte per essere messe in cache dal fornitore, dove il fornitore lo prevede (le parti in cache costano meno); usate un agente economico per lo smistamento e il più capace solo per l'assistente; il pannello non chiama mai l'AI da solo, solo quando una persona chiede. Una domanda all'assistente può richiedere più consultazioni (al massimo 6 giri) e viene registrata come una sola richiesta con i token sommati.

Quali dati vengono inviati al fornitore AI

Solo quando una funzione AI viene usata, e solo i dati necessari a quella funzione:

Non vengono mai inviati: password, token, segreti della verifica in due passaggi, password delle caselle di posta, token di Fatture in Cloud. Gli strumenti dell'assistente non restituiscono le email e i telefoni dei contatti dei clienti, né i dati di intestazione di ordini e fatture (partita IVA, indirizzo, PEC), né gli indirizzi a cui sono partite le email di ordini e fatture. La bozza di risposta riceve anche le note interne del ticket, segnate come tali.

Conservazione presso il fornitore: dipende dalle condizioni del fornitore scelto. Con OpenAI Orafila chiede di non conservare le conversazioni (store: false). Per Anthropic e Google valgono le loro condizioni d'uso dell'API e il loro accordo sul trattamento dei dati: verificatele prima di attivare l'AI (vedi Sicurezza e privacy).

Come limitare o spegnere l'AI

In tutti i casi guide, controllo dello stato, numeri nel menu e procedure manuali restano disponibili.

Affidabilità

• Rifiuti, risposte troncate o non conformi allo schema atteso non vengono usati: la pagina dice che il suggerimento non è disponibile e l'operatore procede a mano.
• Gli errori del fornitore (chiave non valida, credito finito, rete) sono registrati e segnalati dal controllo dello stato e sul cruscotto.
• Con Claude Opus e Sonnet, se il fornitore rifiuta una richiesta per i suoi filtri di sicurezza, la richiesta viene ripetuta automaticamente su un modello alternativo dello stesso fornitore.