Domande frequenti

Prodotto

A chi è rivolto Orafila? Alle aziende che vendono, installano e assistono software: software house, rivenditori e partner di gestionali, system integrator, MSP, da 5 a 150 dipendenti. Copre assistenza, clienti e contratti, vendite e fatture, acquisti e magazzino, contabilità di base e persone.

Serve installare qualcosa sui computer? No. Orafila si usa dal browser (Chrome, Edge, Firefox, Safari recenti), anche da tablet e telefono. Serve solo un'app di autenticazione sul telefono per la verifica in due passaggi.

È in italiano? Sì, e anche in inglese: ognuno sceglie la propria lingua; documenti ed email a clienti e fornitori escono nella lingua dei documenti scelta dall'azienda.

Possiamo provarlo prima? Sì: un'azienda può essere attivata con dati di esempio realistici (due anni di storia) che riempiono tutte le schermate e si tolgono con un comando senza toccare i dati veri.

Sostituisce il nostro gestionale contabile? No. Orafila emette fatture, registra incassi e spese e dà un quadro economico e un'IVA indicativa, ma la contabilità ufficiale resta al commercialista o al gestionale contabile. Le esportazioni CSV aiutano a passare i dati.

Possiamo usarlo solo per l'assistenza? Sì. I moduli compaiono a chi ha i permessi per usarli: con i ruoli dell'assistenza si vedono solo ticket, posta, clienti e calendario.

Assistenza e posta

Come diventano ticket le email dei clienti? Ogni coda legge la sua casella (IMAP) ogni minuto. Se il mittente è un contatto del cliente o il suo dominio è registrato nella scheda del cliente, l'email apre un ticket o si aggiunge a quello giusto; le altre restano in Posta in arrivo da smistare. Risposte automatiche ed email di massa marcate come tali vengono scartate.

Funziona con Microsoft 365 o Gmail? Gmail e Google Workspace sì, con una password per le app. Microsoft 365 oggi no per la lettura (Microsoft non accetta la sola password e l'accesso OAuth non è ancora disponibile): si inoltra la posta della coda a un'altra casella, o si usa un gateway di inoltro. Le caselle dei principali hosting italiani funzionano direttamente.

Gli allegati delle email arrivano nel ticket? No, oggi il ticket riporta solo i nomi dei file allegati; i file restano nella casella di posta.

Come si calcolano i tempi di servizio? In ore lavorative (lunedì-venerdì, 9-13 e 14-18) senza festività nazionali e chiusure aziendali, con obiettivi di prima risposta e risoluzione per priorità; il tempo di risoluzione si ferma quando il ticket è in attesa del cliente.

Come funziona il monte ore? Il tempo addebitabile registrato su un ticket scala dal monte ore valido del cliente che scade per primo, con l'arrotondamento e il minimo per intervento dell'azienda. Ricariche e correzioni restano nello storico; il sistema avvisa quando un monte ore si sta esaurendo e ne prevede la data.

Fatture

Le fatture sono valide fiscalmente? La fattura con valore fiscale è quella elettronica trasmessa allo SDI. Orafila la crea in Fatture in Cloud con lo stesso numero e la invia allo SDI, seguendone lo stato; il PDF di Orafila è la copia di cortesia. Senza Fatture in Cloud la fattura elettronica si trasmette con il proprio intermediario.

Si possono fare note di credito? Non da Orafila, oggi: si emettono nel programma della fattura elettronica (per esempio Fatture in Cloud), e in Orafila la fattura si annulla.

Possiamo continuare la numerazione già iniziata quest'anno? La numerazione di Orafila parte da 1 ogni anno. Se avete già fatturato quest'anno con un altro programma si usa un sezionale dedicato in Fatture in Cloud, oppure si passa a Orafila dal 1° gennaio.

Possiamo correggere una fattura emessa? No: una fattura emessa non si modifica. Si annulla (se non ha incassi) e se ne emette una nuova; per la fattura elettronica già trasmessa serve una nota di credito.

Intelligenza artificiale

L'AI è obbligatoria? No. Senza chiave API o con l'AI spenta, Orafila funziona per intero; guide e controllo dello stato restano disponibili.

L'AI può inviare email o cambiare dati da sola? No. L'AI propone (smistamento, bozze, briefing, risposte dell'assistente) e le persone decidono: l'unica cosa che salva da sola è la proposta di smistamento sul ticket, che resta un suggerimento finché un operatore non la applica. L'assistente legge soltanto i dati che il ruolo della persona può vedere.

Quale AI usa? Quanto costa? Claude (Anthropic), GPT (OpenAI) o Gemini (Google), a scelta di ogni azienda, anche diversa per funzione. Si paga a consumo al fornitore AI; Orafila mostra la spesa stimata del mese e può fermare l'AI al raggiungimento di un budget mensile.

Quali dati vanno al fornitore AI? Solo quelli necessari alla funzione usata (per esempio testo dell'email e categorie per lo smistamento), mai password o segreti. L'elenco completo è in Intelligenza artificiale.

Sicurezza e privacy

I nostri dati sono separati da quelli di altre aziende? Sì, dal database stesso: ogni tabella ha regole di Row-Level Security forzate, verificate da test automatici; l'applicazione si ferma se il suo ruolo di database potesse aggirarle.

Come sono protetti gli accessi? Password di almeno 12 caratteri, verifica in due passaggi obbligatoria, blocco dopo 5 tentativi, sessioni di 12 ore che ognuno può chiudere, registro di tutti gli accessi.

Dove sono i dati? Nella regione del server scelta all'installazione; le installazioni descritte nelle guide usano regioni dell'Unione Europea (Milano, Francoforte, Amsterdam).

Ci sono i backup? Sì: ogni notte un backup completo cifrato, verificato e copiato su un archivio esterno; 7 copie sul server e 30 giorni nell'archivio. Il ripristino è un comando. Vedi Sicurezza e privacy.

Chi può vedere cosa? Lo decidono i ruoli: 23 permessi in 7 ruoli predefiniti, modificabili, più ruoli vostri. Vedi Ruoli e permessi.

C'è un registro delle attività? Sì, consultabile dagli amministratori, non modificabile e senza segreti.

Installazione e gestione

Dove si installa? Su un server Linux Ubuntu con Docker: Oracle Cloud, DigitalOcean, qualunque VPS o un server dell'azienda. Oppure come servizio gestito dal fornitore. Vedi Installazione.

Quanto serve per installarlo? Circa 2-3 ore la prima volta, quasi tutte di attesa, seguendo le guide passo per passo.

Si può usare il nostro database PostgreSQL? Sì, PostgreSQL 15 o successivo con TLS, anche un database gestito dal fornitore cloud. Vedi Installazione.

Come si aggiorna? Con deploy/nova.sh update: controllo della firma digitale della nuova versione, backup di sicurezza, nuovi file, aggiornamento automatico del database, riavvio in pochi istanti.

Più aziende sulla stessa installazione? Sì: ogni azienda ha il suo codice, i suoi utenti, le sue impostazioni e i suoi dati separati.

Cosa succede se perdiamo il server? Si ricostruisce su un server nuovo dal pacchetto, dalla configurazione e dalle chiavi custodite nel gestore di password, e si ripristina l'ultimo backup dall'archivio esterno. Vedi Gestione e manutenzione.

Si possono importare i dati dal sistema che usiamo oggi? I clienti sì, da Excel o CSV con anteprima e controllo. Per altri dati (ticket storici, contratti, monti ore) serve un'importazione dedicata, da concordare.