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Funzionalità
Ogni modulo con le sue regole, con le schermate.
Per chi: Direzione, responsabili di reparto
Questo documento descrive cosa fa ogni modulo di Orafila e con quali regole. Le procedure passo per passo, con i nomi esatti di pulsanti e campi, sono nel manuale d'uso. Chi vede quale modulo dipende dal suo ruolo: vedi Ruoli e permessi.
Indice
- Struttura dell'applicazione
- Accesso e sicurezza dell'utente
- Cruscotto
- Ticket
- Posta in arrivo e code di posta
- Clienti e scheda 360°
- Contratti, monti ore e contatore ticket
- Calendario
- Ordini dei clienti
- Fatture e ricevute
- Fattura elettronica con Fatture in Cloud
- Fornitori e ordini ai fornitori
- Prodotti e magazzino
- Tracciamento ordini
- Entrate e uscite
- Contabilità
- Dipendenti e assenze
- Report
- Assistente e aiuto in ogni pagina
- Impostazioni
- Notifiche email e documenti PDF
- Lingue
1. Struttura dell'applicazione
- Menu laterale: Cruscotto, Ticket, Posta in arrivo e Clienti compaiono a tutti (se il ruolo non li permette, la pagina lo spiega); le altre sezioni compaiono solo a chi le può usare: Calendario; Vendite (Ordini dei clienti, Fatture e ricevute); Acquisti e magazzino (Fornitori, Ordini ai fornitori, Prodotti e magazzino, Tracciamento ordini); Amministrazione (Entrate e uscite, Contabilità, Dipendenti e assenze, Report); poi Impostazioni (solo amministratori) e Assistente.
- In fondo al menu: nome della persona, Password e sessioni, Le mie assenze (per chi ha una scheda dipendente), il pulsante della lingua (English / Italiano) ed Esci.
- Accanto alle voci del menu, un numero segnala i problemi (rosso) e le cose da controllare (arancione) trovati dai controlli automatici in quella sezione.
- In basso a destra di ogni pagina, il pulsante «Aiuto su questa pagina» apre l'assistente accanto alla pagina.
- Ogni azienda vede solo i propri dati; in un'installazione possono lavorare più aziende, ognuna con il suo codice azienda.
2. Accesso e sicurezza dell'utente

- Accesso con codice azienda, email e password. La password ha almeno 12 caratteri.
- Verifica in due passaggi obbligatoria per tutti (TOTP, con Google Authenticator, Microsoft Authenticator o app simili), attivata al primo accesso con un codice QR generato dall'applicazione stessa, senza servizi esterni. Ogni codice vale una sola volta.
- Protezione dai tentativi: dopo 5 tentativi sbagliati (password o codice) l'accesso si blocca per 15 minuti; il messaggio di errore non dice quale tra codice azienda, email e password è sbagliato.
- Sessioni di 12 ore, salvate sul server. In Password e sessioni ognuno cambia la propria password (con la verifica di quella attuale), vede da quali dispositivi è collegato (dispositivo, data, indirizzo IP, scadenza) e può uscire da tutti gli altri dispositivi. Cambiando la password le altre sessioni si chiudono.
- Inviti: un amministratore invita i colleghi con un link personale, valido 7 giorni e una sola volta; la persona sceglie la password e attiva la verifica in due passaggi. Il link si copia e si inoltra con un canale sicuro (Orafila non lo invia per email).
- Password dimenticata: non c'è un recupero automatico via email, per scelta di sicurezza. Un amministratore azzera l'accesso e crea un nuovo invito. Allo stesso modo azzera la verifica in due passaggi a chi cambia telefono, e sblocca chi è bloccato.

3. Cruscotto

La pagina iniziale dice cosa c'è da fare oggi. I riquadri dipendono dal ruolo:
- Ticket aperti: da lavorare, tempi di servizio a rischio, superati, in attesa.
- I miei ticket, il più urgente in alto, con la barra dei tempi di servizio.
- Da assegnare: i ticket senza operatore.
- Clienti da seguire: monte ore o crediti ticket in esaurimento, termini di disdetta entro 60 giorni, disdette da recuperare.
- In azienda oggi: ordini dei clienti in ritardo o da spedire, ordini ai fornitori in ritardo, fatture scadute e da incassare, prodotti da riordinare, richieste di assenza e persone assenti, ognuno con il link alla pagina dove agire.
- Assistente AI: stato dell'AI e, per gli amministratori, la spesa AI del mese sul budget.
4. Ticket

Le richieste di assistenza, arrivate per email o registrate al telefono.
Elenco
- Viste Da lavorare, In attesa, Risolti e chiusi, Tutti; filtri per assegnatario e priorità; ricerca per oggetto o cliente.
- I ticket aperti sono ordinati per urgenza: prima quelli fuori tempo, poi quelli vicini al limite.
Dettaglio

- Conversazione con il cliente e note interne (mai inviate al cliente; il database stesso impedisce che una nota interna sia visibile al cliente).
- Risposta al cliente per email dalla casella della coda; lo stato di ogni invio (in invio, inviata, non riuscita con il motivo) è sotto il messaggio. Se la coda non ha una casella che invia, la risposta resta nella cronologia e la pagina lo dice.
- Bozza di risposta con l'AI: si rilegge, si corregge e la si invia con un clic; da sola non viene salvata né inviata.
- Smistamento con l'AI: proposta di categoria, priorità, prodotto, operatore (in base alle competenze e ai ticket aperti di ciascuno), informazioni da chiedere e possibili doppioni, da applicare con un clic.
- Numerazione progressiva unica per l'azienda, con il prefisso della coda (per esempio TCK-1042).
Stati e regole
- Stati: Nuovo, Aperto, In lavorazione, In attesa del cliente, In attesa di terzi, Risolto, Chiuso. I passaggi permessi sono fissi (per esempio un ticket Risolto torna In lavorazione o si chiude).
- Per lavorare un ticket serve un assegnatario; «Prendi in carico» lo assegna a sé.
- Per risolvere serve la descrizione della soluzione, che si può inviare al cliente.
- Per chiudere un ticket mai lavorato (spam, doppione) serve il motivo.
- Un ticket chiuso si riapre solo entro i giorni previsti dall'azienda (15 se non cambiati); dopo si apre un nuovo ticket.
Tempi di servizio (SLA)
- Obiettivi di prima risposta e risoluzione per priorità (Urgente, Alta, Normale, Bassa), in ore lavorative.
- Il calendario lavorativo è dal lunedì al venerdì, 9-13 e 14-18 (ora italiana), senza le festività nazionali italiane (compresi Pasquetta e il 4 ottobre dal 2026) e senza le chiusure aziendali impostate dall'azienda.
- Il tempo di risoluzione si ferma nello stato «In attesa del cliente».
- Stato dei tempi: nei limiti, a rischio (oltre l'80% del tempo), superato, rispettato.
- Valori predefiniti (prima risposta / risoluzione): Urgente 0,5 h / 4 h, Alta 2 h / 16 h, Normale 8 h / 40 h, Bassa 16 h / 80 h. Si cambiano in Impostazioni › Azienda.
Tempo lavorato e addebito
- Si registrano minuti lavorati (da 1 a 1440) e minuti di viaggio, addebitabili o no.
- Il tempo addebitabile scala dal monte ore valido del cliente che scade per primo, con l'arrotondamento per eccesso e l'addebito minimo per intervento dell'azienda (predefiniti 15 minuti) e il viaggio addebitato o no secondo le regole.
- Le registrazioni non si modificano né si cancellano: restano come storico.
- Peso sul contatore ticket (da 0 a 50): quanti crediti consuma il ticket. Peso 0 solo con il motivo (per esempio un errore del software).
- Economia del ticket (per chi vede i report): costo interno (minuti per costo orario dell'operatore) a confronto con il ricavo (minuti addebitabili per tariffa) e margine.
5. Posta in arrivo e code di posta

Come le email diventano ticket
- Ogni coda (per esempio Assistenza) ha la sua casella di posta: Orafila la legge via IMAP e invia via SMTP. In alternativa, un gateway di posta può inoltrare le email all'applicazione (vedi Integrazioni).
- Il cliente si riconosce dall'indirizzo di un suo contatto o dal dominio email registrato nella sua scheda. I domini di posta gratuita e PEC (gmail.com, libero.it, pec.it e simili) non riconoscono mai un cliente; un indirizzo o dominio registrato su due clienti non viene assegnato.
- Le risposte tornano nel ticket giusto grazie al riferimento tra parentesi quadre nell'oggetto (per esempio [TCK-1042]) o agli identificativi dei messaggi, anche se il cliente cambia l'oggetto.
- Risposte automatiche ("fuori ufficio") e email di massa marcate come tali (intestazione
Precedence: bulkolist) vengono scartate; alle email delle liste di distribuzione non parte la conferma di ricezione; le email doppie sono riconosciute e importate una volta sola. - La conferma di ricezione (facoltativa, per coda) manda al cliente il numero del ticket quando un'email apre un nuovo ticket.
- Le email che Orafila non sa collegare restano in Posta in arrivo, mai cancellate: si crea il ticket scegliendo il cliente, si aggiungono a un ticket esistente o si ignorano (recuperabili).
- Con l'AI attiva, ogni ticket aperto da un'email riceve subito la proposta di smistamento, che l'operatore applica o no.
Lettura delle caselle

- Il processo della posta legge le caselle ogni minuto (impostabile sul server) e segna le email importate come lette: nulla viene spostato o cancellato dalla casella.
- Alla prima lettura importa solo le 50 email non lette più recenti, per non aprire un ticket per ogni email vecchia.
- Gli allegati non vengono importati: il ticket riporta i nomi dei file allegati.
- Le email che non partono vengono ritentate dopo 1, 5, 15 e 60 minuti; poi la pagina Code e posta le elenca con il motivo.
- Protezioni: nessuna connessione a indirizzi di rete interni, solo connessioni cifrate, password delle caselle cifrate, nessun ciclo di risposte automatiche tra sistemi.
6. Clienti e scheda 360°


Anagrafica
- Ragione sociale, codice cliente, partita IVA (con controllo della cifra), codice fiscale, PEC, codice destinatario SDI, domini email, responsabile del cliente, cliente capogruppo.
- Contatti con email, telefono, ruolo in azienda e «Referente per» (le email da un contatto aprono ticket a nome del cliente); sedi con indirizzo.
- Prodotti installati con versione, modalità di installazione (presso il cliente, in cloud...) e sede.
Scheda 360°
- Salute del cliente: punteggio da 0 a 100 con i rischi e il loro peso in punti (tempi di servizio non rispettati, ticket in aumento, fatture scadute, nessun contatto recente, termine di disdetta vicino...) e le opportunità (ricarica del monte ore, incontro di rinnovo). Livelli: In salute (75 e oltre), Da seguire (da 50 a 74), A rischio (sotto 50, o disdetta ricevuta).
- Briefing con l'AI: sintesi della situazione e fino a 4 azioni consigliate con il reparto responsabile; è una proposta e non viene salvata.
- Contratti, monti ore, contatore ticket, ultimi ticket, prodotti, contatti.
- Ordini e fatture del cliente: ultimi ordini e fatture con lo stato, fatturato dell'anno, da incassare e scaduto; nuovo ordine o nuova fattura con il cliente già scelto.
Importazione da Excel o CSV

- Modello CSV scaricabile; si importa anche il file esportato da Excel (punto e virgola, codifica Windows).
- File fino a 2 MB e 5.000 righe; colonne riconosciute: Codice, Ragione sociale (obbligatoria), Partita IVA, Codice fiscale, PEC, Domini email, Referente, Email referente, Telefono, Ruolo, Indirizzo, Città, Provincia, CAP.
- Controllo prima dell'importazione: anteprima riga per riga (Nuovo, Aggiorna, Non importata con il motivo), senza salvare nulla.
- Importazione tutta o niente; i clienti esistenti si aggiornano per codice o partita IVA e le celle vuote non cancellano i dati.
7. Contratti, monti ore e contatore ticket
Contratti
- Numero, data di inizio, durata iniziale, rinnovo tacito sì/no, durata di ogni rinnovo, preavviso di disdetta, valore annuo, periodicità di fatturazione (mensile, trimestrale, semestrale, annuale), adeguamento annuo (per esempio ISTAT).
- La pagina del contratto mostra il periodo in corso, il termine ultimo per la disdetta e le prime fatture previste.
- Avvisi: termine di disdetta entro 90 giorni, entro 30 giorni, superato.
- Disdetta: data di ricezione, motivo, eventuale concorrente; Orafila calcola quando ha effetto (alla fine del periodo in corso se arriva entro il termine, altrimenti alla fine del periodo successivo con il rinnovo tacito). Poi si segue l'esito del recupero (in corso, recuperato, perso).
Monti ore
- Ore acquistate (anche 12,5 o 1:30), validità, soglia di avviso, contratto collegato.
- Ricariche e correzioni con il motivo; i movimenti non si cancellano, un errore si corregge con un movimento opposto.
- Stati: Disponibile, In esaurimento, Esaurito (con l'eccedenza), Scaduto; previsione della data di esaurimento dal consumo recente.
Contatore ticket
- Per anno: crediti = canone annuo di assistenza diviso per il valore di un credito, arrotondato per eccesso, più i crediti extra acquistati.
- Soglia di avviso e regole: ticket illimitati per i piani che li prevedono, addebito dei ticket oltre i crediti.
8. Calendario

- Calendario di tutta l'azienda e uno per ogni gruppo (per esempio Tecnici, Commerciali), ognuno con il suo colore; ognuno sceglie quali mostrare.
- Ferie e permessi delle persone compaiono nel calendario: chi può vedere dipendenti e assenze vede il tipo; gli altri vedono dei colleghi solo «Assente», senza il motivo.
- Eventi di giornata intera, a orario o su più giorni, collegabili a un ticket, una fattura o un cliente, con il link diretto alla loro pagina (solo per chi può vedere quel modulo).
- Tasto destro su un giorno (o clic sul numero, anche da tastiera e su telefono): nuovo evento, ferie, permesso, intervento su un ticket, scadenza di una fattura, appuntamento con un cliente, nuovo ticket o nuova fattura per quel giorno.
- Tutti vedono i calendari di tutti i gruppi; ognuno scrive nel calendario dell'azienda e in quelli dei propri gruppi; gli amministratori in tutti e creano i gruppi.
- Vista Elenco, comoda sul telefono.
9. Ordini dei clienti

- Numerazione ODV-1, ODV-2...; stati Bozza, Confermato, Spedito, Consegnato, Annullato.
- Righe con prodotto (che propone descrizione, prezzo e IVA) o righe libere; quantità, prezzo, sconto, IVA; totali aggiornati mentre si scrive; disponibilità di magazzino per riga.
- Conferma, con l'invio facoltativo del PDF per email al cliente; da confermato l'ordine non si modifica più.
- Spedizione con data, corriere, codice e link di tracciamento: scarica il magazzino (non si registra se la giacenza non basta) e può avvisare il cliente per email.
- Consegna, annullamento con motivo (non dopo la spedizione), cronologia di ogni passaggio.
- «Crea la fattura»: la fattura nasce con cliente e righe dell'ordine; un ordine si fattura una volta sola.

10. Fatture e ricevute

- Fatture da zero o da un ordine; intestazione presa dalla scheda del cliente (ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, PEC, codice destinatario) e modificabile per la singola fattura.
- Emissione: la fattura prende il numero successivo del suo anno (per esempio 12/2026), senza buchi, e da quel momento non si modifica più. La data non può essere nel futuro né precedente all'ultima fattura emessa nello stesso anno. L'intestazione del cliente resta fissata all'emissione.
- IVA per aliquota calcolata sul totale di ogni aliquota, con arrotondamento commerciale; importi gestiti al centesimo senza errori di virgola mobile.
- Incassi parziali o a saldo, con la ricevuta numerata (R-1/2026...), importo anche in lettere, e il movimento in Entrate e uscite. Un incasso sbagliato si annulla con il motivo: la ricevuta resta tracciata come annullata e la numerazione non ha buchi.
- Stampa, PDF e invio per email della fattura, della ricevuta e del sollecito per le fatture scadute; per ogni email si vede quando è partita o perché no.
- Annullamento di una fattura senza incassi, con il motivo; il numero resta usato.
- Modalità di pagamento: bonifico, contanti, carta, addebito diretto (SDD), altro. Con il bonifico la fattura riporta IBAN e causale.
- Il PDF è la copia di cortesia: la fattura con valore fiscale è quella elettronica trasmessa al Sistema di Interscambio (SDI).

11. Fattura elettronica con Fatture in Cloud

- Collegamento con un token di Fatture in Cloud, conservato cifrato e mai mostrato di nuovo.
- Ogni fattura emessa si crea in Fatture in Cloud come fattura elettronica con lo stesso numero, gli stessi dati del cliente e le stesse righe, anche in automatico all'emissione. Prima di crearla Orafila controlla che Fatture in Cloud calcoli gli stessi totali.
- Invio allo SDI da Orafila, con la verifica del file XML; stato aggiornato (consegnata, nel cassetto fiscale, scartata con il motivo) e nuovo invio dopo la correzione.
- Opzioni: azienda di Fatture in Cloud, numerazione con sezionale (per esempio /PSA), natura dell'esenzione per le righe con IVA 0% (per esempio N2.2), codice per il pagamento "Altro".
- Senza codice destinatario la fattura parte con 0000000: lo SDI la consegna al canale registrato dal cliente o nel suo cassetto fiscale.
12. Fornitori e ordini ai fornitori

Fornitori
- Ragione sociale, codice (unico), partita IVA e IBAN con controllo (avvisi che non bloccano), email per gli ordini, indirizzo, termini di pagamento in giorni.
- La scheda mostra ordini in corso, ordinato nell'anno, prodotti di cui è fornitore abituale, spese registrate.
- Disattivazione al posto dell'eliminazione per i fornitori già usati.
Ordini ai fornitori
- Numerazione ODA-1, ODA-2...; stati Bozza, Inviato, Arrivato in parte, Arrivato, Annullato.
- Invio del PDF per email al fornitore; da inviato righe e prezzi non cambiano.
- Arrivo della merce anche in più consegne: le righe con prodotti gestiti a magazzino caricano la giacenza al prezzo d'acquisto della riga; non si registrano più pezzi di quelli ordinati.
- Annullamento con motivo finché non è arrivato niente.
- Fattura del fornitore registrata in Entrate e uscite, collegata all'ordine, con la scadenza secondo i termini del fornitore.
- Ordini in ritardo rispetto alla consegna prevista, con filtro dedicato.
13. Prodotti e magazzino

- Prodotti di tipo Merce, Servizio o Software, con codice, unità di misura, prezzo di vendita, costo di acquisto, aliquota IVA e fornitore abituale; proposti nelle righe di ordini e fatture.
- La merce gestita a magazzino ha la giacenza calcolata dai movimenti: giacenza iniziale, arrivi dai fornitori, spedizioni ai clienti, rettifiche (con motivo obbligatorio), resi. Due spedizioni contemporanee non possono usare la stessa merce.
- Scorta minima: il prodotto risulta «Sotto la scorta minima» e chi gestisce il magazzino riceve un'email.
- Valore del magazzino al costo di acquisto; prodotti esauriti e da riordinare a colpo d'occhio.
- Disattivazione per i prodotti con storico; eliminazione solo per quelli mai usati.
14. Tracciamento ordini

- Un'unica vista degli ordini aperti: dei clienti (confermati o spediti) e ai fornitori (inviati o arrivati in parte).
- In alto i numeri In ritardo, Da spedire, In viaggio verso i clienti, Attesi dai fornitori; nell'elenco prima i ritardi, dal più vecchio, con l'ultimo aggiornamento e il link al corriere.
- Ricerca per numero, codice di tracciamento, riferimento o nome.
15. Entrate e uscite

- Prima nota: spese, bollette, fatture dei fornitori e incassi che non arrivano da una fattura di Orafila. Gli incassi delle fatture emesse compaiono da soli.
- Importo totale IVA compresa con scorporo esatto per aliquota (o IVA scritta a mano se il documento la riporta diversa), categoria, fornitore o cliente, numero del documento, scadenza.
- Da pagare / Scadute, «Segna come pagata» con data e conto.
- Conti (conto corrente, cassa, carta, altro) con saldo iniziale e saldo di oggi.
- Esportazione CSV del periodo, pronta per Excel e per il commercialista.
16. Contabilità

- Conto economico semplificato per anno o trimestre, mese per mese: ricavi dalle fatture emesse, altre entrate, costi, risultato, tutto senza IVA.
- Riepilogo IVA per trimestre: IVA a debito, a credito e saldo. È indicativo per il regime ordinario: non considera split payment, reverse charge, pro-rata, acconti e crediti degli anni precedenti.
- Saldi dei conti, crediti verso clienti e debiti verso fornitori per anzianità della scadenza.
- È una pagina di consultazione: non sostituisce la contabilità del commercialista.
17. Dipendenti e assenze

- Scheda del dipendente: mansione, reparto, tipo di contratto, ore settimanali, data di assunzione e fine del rapporto, giorni di ferie all'anno (20 se non cambiati), costo orario (visibile solo a chi gestisce i dipendenti), utente di Orafila collegato.
- Assenze: ferie, permessi a ore, malattia (solo le date, mai diagnosi o certificati), formazione, altro. Le sovrapposizioni sono rifiutate (due permessi a ore nello stesso giorno sono ammessi).
- Saldo ferie in giorni lavorativi del calendario aziendale (senza fine settimana, festività e chiusure): spettanti, godute o approvate, in attesa, restano.
- Richieste da «Le mie assenze» o dal calendario, con approvazione o rifiuto e una nota, notificati per email. Le richieste di chi gestisce il personale le decide un'altra persona.
18. Report

- Per anno: Vendite (fatturato per mese a confronto con l'anno prima, clienti principali, incassato e scaduto, giorni medi d'incasso), Ordini dei clienti, Acquisti, Magazzino, Assistenza (ticket aperti e risolti, ore lavorate), Entrate e uscite, Persone (organico, assunzioni, assenze).
- Grafici generati sul server con i valori in tabella («Mostra i dati»), accessibili anche da tastiera e lettore di schermo.
- Ogni sezione si scarica in CSV per Excel (punto e virgola, virgola decimale).
- Ognuno vede solo le sezioni delle aree che il suo ruolo può consultare.
19. Assistente e aiuto in ogni pagina

- «Aiuto su questa pagina»: in ogni pagina apre l'assistente accanto al lavoro, con A cosa serve la sezione, Da controllare qui (cosa i controlli automatici hanno trovato, con cosa fare e il link), Chiedi all'assistente (domande proposte con un clic) e la guida Come si fa / Problemi frequenti.
- Pagina Assistente: si chiede come si fa qualcosa o perché qualcosa non funziona; l'assistente consulta i moduli che il ruolo della persona può vedere e propone i passi con il link alla pagina dove farli. Non modifica nulla.
- Controllo dello stato, anche senza AI: caselle che non leggono o non inviano, processo della posta fermo, email da smistare, ticket fuori tempo o senza assegnatario, clienti da seguire, utenti bloccati o con invito scaduto, scorte, ordini in ritardo, fatture scadute, spese da pagare, richieste di assenza, notifiche che non partono, AI non configurata o con budget finito.
- Senza AI le domande cercano nelle guide. Dettagli in Intelligenza artificiale.

20. Impostazioni
Riservate a chi gestisce impostazioni e utenti (amministratori).
| Pagina | Cosa si imposta |
|---|---|
| Azienda | Nome, tariffa oraria (predefinita 60 €/h), arrotondamento e addebito minimo del tempo, viaggio addebitabile, tempi di servizio per priorità, categorie dei ticket, giorni per riaprire un ticket chiuso, chiusure aziendali, AI accesa o spenta |
| Dati per i documenti | Ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, sede, contatti, PEC, IBAN e banca, giorni di pagamento proposti, note a piè di fattura, lingua dei documenti; anteprima dell'intestazione |
| Utenti | Inviti, ruoli, competenze (le categorie di ticket di cui ciascuno si occupa, usate dallo smistamento con l'AI), lingua, sblocco, azzeramento della verifica in due passaggi o dell'accesso, sospensione e riattivazione. L'azienda resta sempre con almeno un amministratore attivo e nessuno può sospendere sé stesso |
| Ruoli | Sette ruoli predefiniti e ruoli personalizzati con 23 permessi raggruppati per area |
| Code e posta | Code dell'assistenza con prefisso dei ticket e conferma di ricezione; casella IMAP/SMTP di ogni coda con «Prova la connessione»; email non inviate |
| Notifiche | Casella da cui partono avvisi e documenti; avvisi di scorta minima e assenze; email di prova; ultimi invii |
| Fatture in Cloud | Token, azienda, sezionale, natura dell'esenzione per l'IVA 0%, pagamento "Altro", creazione automatica all'emissione |
| Intelligenza artificiale | Agente principale e per funzione, budget mensile, stop a budget finito, credito con ogni fornitore, spesa per agente e funzione |
| Prodotti | Catalogo dei prodotti installati presso i clienti e indicati nei ticket |
| Registro attività | Chi ha fatto cosa e quando, con filtri; non modificabile |

Registro attività

Registra accessi riusciti e falliti, cambi di password, utenti e ruoli, clienti e contratti, ticket, prodotti e magazzino, documenti e impostazioni, con data e ora, autore, azione, dettagli e link al record. Non si può modificare né cancellare e non contiene mai password, codici o altri segreti.
21. Notifiche email e documenti PDF
- Fatture, solleciti, ricevute, conferme d'ordine, avvisi di spedizione, ordini ai fornitori, avvisi di scorta minima e decisioni sulle assenze partono dalla casella della coda scelta in Impostazioni › Notifiche, con i nuovi tentativi in caso di errore e le intestazioni che evitano le risposte automatiche.
- Le risposte dei clienti a queste email arrivano nella casella della coda e diventano ticket come le altre.
- I PDF (fatture, ricevute, ordini ai clienti e ai fornitori) sono generati dall'applicazione, senza servizi esterni, con l'intestazione presa da Dati per i documenti.
- Le notifiche al personale arrivano nella lingua di ciascuno; documenti ed email a clienti e fornitori nella lingua dei documenti dell'azienda.
22. Lingue
- Italiano e inglese (britannico) in tutta l'applicazione: pagine, messaggi, guide, risposte dell'assistente, email e PDF.
- Ognuno sceglie la lingua dell'interfaccia con il pulsante in fondo al menu (anche nelle pagine di accesso); la scelta resta salvata.
- Importi e date seguono la lingua (1.234,56 € / €1,234.56).
- Lingua dei documenti dell'azienda per PDF, email a clienti e fornitori e note scritte dall'app nello storico.
- I dati scritti dalle persone (note, risposte, nomi di ruoli e code) restano come sono stati scritti.