Particolarità e limiti

Questo documento raccoglie le regole di Orafila che è bene conoscere prima di adottarlo, i comportamenti voluti che possono sorprendere e i limiti della versione attuale.

Regole volute (non sono errori)

Accesso

• La verifica in due passaggi è obbligatoria per tutti, senza eccezioni né reti "fidate".
• Nessun recupero della password via email: lo fa un amministratore (azzera l'accesso e crea un nuovo invito). Gli inviti non partono per email: il link si copia e si manda con un canale sicuro.
• La sessione dura 12 ore; dopo serve un nuovo accesso.
• L'azienda deve avere sempre almeno un amministratore attivo; conviene averne due.

Documenti fiscali

• Le fatture hanno una numerazione per anno senza buchi, assegnata all'emissione (le bozze non hanno numero) e in ordine di data: una fattura non può avere una data precedente all'ultima emessa nello stesso anno, né futura.
• Una fattura emessa non si modifica più: se è sbagliata si annulla (se non ha incassi) e se ne fa una nuova; il numero annullato resta usato.
• Il PDF è la copia di cortesia: la fattura con valore fiscale è quella elettronica trasmessa allo SDI.
• Gli incassi non si cancellano: si annullano con il motivo e la ricevuta resta tracciata come annullata.
• L'intestazione del cliente è fissata all'emissione; i dati della vostra azienda nei PDF e nelle stampe sono invece quelli salvati in quel momento in Dati per i documenti, anche per le fatture già emesse (la fattura elettronica già trasmessa non cambia).
• Gli ordini confermati (clienti) o inviati (fornitori) non si modificano più; si annullano con il motivo.

Storico che non si cancella

• Il tempo lavorato sui ticket, i movimenti dei monti ore e del magazzino non si modificano né si cancellano: un errore si corregge con un movimento opposto.
• Prodotti, fornitori e conti già usati in documenti o movimenti non si eliminano: si disattivano; i dipendenti con assenze registrate restano con la data di fine del rapporto; clienti, utenti, ticket ed email ricevute non si eliminano dall'interfaccia (gli utenti si sospendono).
• Il registro attività non si modifica né si cancella.

Posta

• Le email non vengono mai cancellate dalla casella: Orafila le segna come lette. Vengono scartate le risposte automatiche e le email di massa marcate come tali (Precedence: bulk o list); una newsletter senza questa marcatura, da un dominio di un cliente, apre un ticket. Quelle che non sa collegare restano in Posta in arrivo, mai perse.
• I domini di posta gratuita e PEC (gmail.com, libero.it, pec.it...) non riconoscono mai un cliente: per quei mittenti serve il contatto con l'indirizzo esatto. Un indirizzo o dominio registrato su due clienti non viene assegnato in automatico.
• Il tempo di risoluzione di un ticket si ferma solo nello stato «In attesa del cliente», non in «In attesa di terzi».

AI

• L'AI non invia nulla e non cambia i dati da sola: salva soltanto la proposta di smistamento sul ticket, come suggerimento; l'assistente non modifica i dati. I costi mostrati sono stime dai prezzi di listino, in dollari.

Contabilità

• Contabilità di base e riepilogo IVA sono indicativi: non considerano split payment, reverse charge, pro-rata, acconti e crediti degli anni precedenti, e non sostituiscono il commercialista.
• Report e contabilità contano solo le fatture emesse in Orafila.

Specificità italiane

• Calendario lavorativo con le festività nazionali (Capodanno, Epifania, Pasquetta, 25 aprile, 1° maggio, 2 giugno, Ferragosto, Ognissanti, 4 ottobre dal 2026, Immacolata, Natale, Santo Stefano) più le chiusure aziendali (patrono compreso) impostate dall'azienda.
• Controllo della cifra della partita IVA italiana e dell'IBAN; codice fiscale, PEC, codice destinatario SDI (7 caratteri, 6 per la pubblica amministrazione; senza, 0000000).
• IVA per aliquota sul totale di ogni aliquota, arrotondamento commerciale, natura dell'esenzione per l'IVA 0% verso la fattura elettronica.
• Contratti con rinnovo tacito, preavviso di disdetta e adeguamento ISTAT.
• Importi e date nel formato italiano (1.234,56 €, 27 ott 2026) o inglese (€1,234.56, 27 Oct 2026), secondo la lingua di ciascuno.

Limiti della versione attuale

In programma

Le evoluzioni previste, in ordine indicativo e senza impegno di date:

• accesso OAuth alle caselle Microsoft 365 e Google; invio degli inviti per email;
• note di credito (anche verso Fatture in Cloud) ed esportazione XML FatturaPA;
• calendario con vista settimanale, eventi ricorrenti, partecipanti, promemoria ed esportazione iCalendar;
• portale clienti per aprire e seguire i ticket;
• report mensile delle ore recuperate;
• progetti e rapportini (anche dagli appunti o da un vocale), verbale di collaudo, offerte con approvazioni e accettazione online, piano aggiornamenti;
• ricerca in linguaggio naturale sulla storia dei clienti, base di conoscenza generata dai ticket risolti;
• single sign-on, API pubbliche e webhook, connettori con i gestionali; altre lingue (tedesco).